एमएस एक्सेस क्या है और एक्सेस में डेटाबेस कैसे बनाया जाता है?

 नमस्कार दोस्तों आप सभी लोगो का स्वागत है हमारे ब्लॉग पर दोस्तो आज के इस पोस्ट में हम एमएस एक्सेस के बारे में जानेंगे एमएस एक्सेस का नाम अपने जरूर ही सुना होगा अगर आप एमएस एक्सेस के बारे में नहीं जानते है तो यह आपके लिए यह पोस्ट काफी हद तक हेल्पफुल साबित होगा। इस पोस्ट में आप एमएस एक्सेस के बारे में काफी कुछ जानेंगे और सीखेंगे।

तो आइए सबसे पहले जानते हैं कि एमएस एक्सेस आखिर क्या है और इसका किस लिए उपयोग किया जाता है।


एमएस एक्सेस क्या है?(What is MS Access?)

एमएस एक्सेस का पूरा नाम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस है। यह एक प्रकार का डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम है, जिसमें रिलेशनल माइक्रोसॉफ्ट जेट डेटाबेस इंजन, ग्राफिकल यूजर इंटरफेस तथा सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट टूल्स सयुंक्त रूप से सम्मिलित होते है।


माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटा को एक्सेस जेट डेटाबेस इंजन (Access Jet Database Engine) पर अपने फॉर्मेट में स्टोर करता है, यह किसी अन्य एप्लिकेशन तथा डेटाबेस में संग्रहीत डेटा सीधे इंपोर्ट (Import) या लिंक भी कर सकता है।


इसकी सहायता से यूज़र टेबल्स, क्वेरीज, फॉर्म्स तथा रिपोर्ट को बना सकते हैं तथा उन्हें मैक्रोज (Macros) की सहायता से आपस में जोड़ भी सकते हैं।

जेट डेटाबेस फॉर्म्स, एप्लिकेशन तथा डेटा को एक ही फाइल में रखता है, इसके माध्यम से पूरी एप्लिकेशन को अन्य यूजरों में सरलता से वर्गीकृत कर सकते हैं, जिससे (Disconnected) वातावरण में भी यूजर इसे रन कर सकता है।

अभी आप समझ गए होंगे कि एमएस एक्सेस क्या है और इसे किस लिए उपयोग किया जाता है अब चलिए इसके कुछ फीचर्स के बारे में जानते है।


एक्सेस की विशेषताएं (Featurs of Access)

एक्सेस का यह संस्करण अपने समस्त पूर्ववर्ती संस्करणों से अधिक शक्तिशाली है। इसमें अनेक ऐसे नए तत्वों को जोड़ा गया है, जिनके कारण इसमें रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट का कार्य कराना पहले से भी अधिक सरलता हो गया है इसकी विशेषताएं निम्न हैं -


आप एक्सेस में वेब डेटाबेस को खोल सकते हैं, इसकी डिजाइन में मॉडिफाई कर सकते है और किए गए परिवर्तन को सिंक्रोनाइज कर सकते हैं।


यदि आप डेटा को ऑफलाइन प्रयोग कराना चाहते हैं, तो एक्सेस का यह संस्करण इसकी सुविधा भी प्रदान करता है, लेकिन इसके लिए आपको इसका ऑफलाइन संस्करण प्रयोग करना होगा।


एक्सेस में बनाई गई टेबलों को शेयरप्वाइंट में लिस्ट के रूप में प्रयोग किया जा सकता है और लिस्ट आइटम के रूप में रिकॉर्ड भी किया जा सकता है।


एक्सेस में आप सर्वर के लिए SQL प्रोसेसिंग भी कर सकते हैं। इस कारण नेटवर्क पर अधिक ट्रैफिक होने पर भी अधिक तेजी से कार्य किया जा सकता है।


इसमें आप स्वयं का इंटरनेट शेयारपॉइंट सर्वर भी पब्लिश कर सकते हैं। इसके लिए माइक्रोसॉफ्ट इंटरनेट फेसिंग (Internet Facing) होस्टेड शेरपॉइंट सॉल्यूशन (Hosted Sharepoint Solution) उपलब्ध है।


एक्सेस के इस नए संस्करण में पहले से बने किसी भी डेटाबेस को सरलता से वेब डेटाबेस के रूप में परिवर्तन करके किया जा सकता है।


अब चलिए जानते है कि एक्सेस में डेटाबेस कैसे बनाया जाता है


एक्सेस में डेटाबेस बनना (Creating a Database in Access)

MS - Access डेटाबेस को क्रिएट करने के दो तरीके प्रदान करता है, जो निम्न प्रकार है


1. ब्लैंक डेटाबेस बनना (Creating a Blank Database)

Access को क्रियान्वित करने के लिए विंडोज़ के start विकल्प में दिए All Programs में जाएं और उसके Microsoft Office नामक ग्रुप को खोलें। इसमें सर्वप्रथम आपको माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2010 नामक विकल्प देगा।


2. चूंकि आप नई डेटाबेस फाइल को बनाना चाहते हैं, इसलिए फाइल टैब के new विकल्प को क्लिक करें। इससे यह कमांड क्रियान्वित होगी और आपके सामने इसका क्रियान्वयन निम्न से दिखाई देगा


3. Blank database आइकन पर क्लिक करें, उपरोक्त विंडो की तरह Blank Database बाईं ओर दिखाई देगा।


4. File Name बॉक्स में डेटाबेस के लिए नाम हैं। MS - Access स्वयं डिफॉल्ट एक्सटेंशन .accdb को जोड़ देगा। फाइल की लोकेशन को परिवर्तित करने के लिए Browse आइकन पर क्लिक करें।


5. Create बटन पर क्लिक करें। एक्सेस टेबल नामक ब्लैक टेबल के साथ डेटाबेस बनता है, जो डेटाबेस View में खुलता है।


इसी प्रकार आप टेम्पलेट का इस्तेमाल कर के भी डेटाबेस बना सकते आइए जानते हैं


टेम्पलेट का प्रयोग करके डेटाबेस बनना  (Creating Database using Temlates)

यहां पर Blank database विकल्प के स्थान पर Templates भी हैं। अधिक से अधिक लोग बिना किसी परेशानी के एक्सेस को कर सकें, इसके लिए एक्सेस में अनेक टेम्पलेट में अनेक टेम्पलेट जोड़ गए है, जिन्हें प्रयोग करके जटिल से जटिल डेटाबेस को अत्यंत सरलता से बनाया जा सकता है। कुछ अतिरिक्त टेम्पलेट आप Office Online Website से भी डाउनलोड करके प्रयोग कर सकते हैं।

टेम्पलेट का प्रयोग करके डेटाबेस क्रिएट करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण करें


  • Microsoft Access 2010 को खोले, तब Gatting Started with Microsoft Office Access पेज जाएगा।

  • पेज के मध्य में अनेक विशेष टेम्पलेट प्रदर्शित होते है, उस टेम्पलेट को क्लिक करें, जिसे आप प्रयोग करना चाहते हैं।

  • File Name: बॉक्स में अपने डेटाबेस के नाम को टाइप करें।

  • Create पर क्लिक करें (office online टेम्पलेट के लिए डाउनलोड करें)


अब आइए जानते है एक्सेस के कुछ डेटा टाइप के बारे में


एक्सेस के डेटा टाइप्स (Data Types of Access)


जब एक्सेस 2010 में डेटाबेस फाइल अर्थात टेबल का निर्माण किया जाता है, तो यह सॉफ्टवेयर आपको इस टेबल का निर्माण किया जाता है, तो यह सॉफ्टवेर आपको इस टेबल में अनेक प्रकार के डेटा टाइप अर्थात फिल्ड प्रयोग करने की अनुमति प्रदान करता है। ये डेटा टाइप निम्न हैं -


Text

एक्सेस में आप यदि टेबल के किसी फिल्ड में text टाइप निर्धारित करते हैं, तो इसमें आप शब्दों और अंकों दोनों को प्रयोग कर सकते हैं जैसे एड्रेस । इसे फिल्ड की गणना के लिए प्रयोग नहीं किया जा सकता है। इस फील्ड की अधिकतम चौड़ाई 255 अक्षर की हो सकती है।


Memo

इस प्रकार के फिल्ड में आप बड़ी मात्रा में टेक्स्ट और नंबरों को स्टोर कर सकते हैं। इसमें अधिकतम 65535 अक्षरों को स्टोर कर सकते हैं।


Number

इस डेटा टाइप को संख्यात्मक डेटा की गणना करने के लिए प्रयोग करते हैं और अंकों को लिखा जा सकता है। इस फील्ड की अधिकतम चौड़ाई 8 बाइट होती है।


Date & Time

टेबल के इस फील्ड की अधिकतम चौड़ाई 8 बाइट होती है, इसमें समय और दिनांक को 100 वर्ष से लेकर 9999 वर्ष तक स्टोर किया जा सकता है।


Currency

इस प्रकार के डेटा टाइप का उपयोग Currency वैल्यू के लिए किया जाता है। इसके साथ 1 से लेकर 4 दशमलव स्थानों तक डेटा शामिल है।


AutoNumber

सामान्य स्थिति में इस प्रकार के फिल्ड का आकार 4 बाइट होता है। इसके द्वारा सिक्वेंशियल या रैंडम नंबर (Sequential or Random Number) को अंक की बढ़ोतरी के साथ प्रयोग किया जाता है। जब रिकॉर्ड जोड़ा है, तो यह स्वतः इंसर्ट हो जाता है। इस फील्ड को अपडेट नहीं कर सकते हैं।


Yes/No

यह फिल्ड 1 बिट का होता है और इसे लॉजिकल कार्यों के लिए प्रयोग करते हैं। इसके On/Off, True/False और Yes/No स्थितियों का प्रयोग किया जाता है।


OLE Object

इस प्रकार के फिल्ड में 1 गीगाबाइट तक के ऑब्जेक्ट को स्टोर कर सकते हैं। इसमें एक्सेल में बनी worksheet, वर्ड में बनी डॉक्यूमेंट फाइल, इमेज फाइल, बाइनरी डेटा और साउंड की फाइल को स्टोर करके एक्सेस टेबल में प्रयोग कर सकते हैं।


Hyperlink

इस प्रकार के फिल्ड में इंटरनेट के लिए प्रयोग किए जाने वाले Hyperlink एड्रेस को स्टोर करते है।


Attachment

इस प्रकार के फिल्ड में आप कंपनी का लोगो या इमेज या किसी प्रकार की फाइल को जोड़ सकते हैं।


Calculated Field

इस प्रकार के फिल्ड को कैलकुलेशन के लिए प्रयोग किया जाता है। इसके अन्तर्गत निम्न विंडो की भांति अनेक प्रकार के फिल्ड हो सकते हैं। यहां यह मानकर चलते हैं कि आपको डेटाबेस में एक ऐसी टेबल का निर्माण करना है, जिसमें लोगो के नाम व पतों को स्टोर किया जा सके। 

ऐसी अवस्था में आपको सर्वप्रथम Name फिल्ड को निर्धारित करना होगा। टेबल के पहले फिल्ड को एक्सेस अपने आप ही field 1 नाम रखते है, लेकिन आप इसे परिवर्तित करके Name करें। यह अपने आप है इनके नाम Field 2, Field 3 इत्यादि है।

Post a Comment

0 Comments